Las empresas modernas dependen de una larga lista de productos de TI para mantener las operaciones. Desde el software hasta el hardware, gestionar estos activos, incluyendo cómo se compran y cómo se distribuyen, puede ser un desafío. Es por esta razón que Stefanini fue seleccionado para guiar a una compañía multinacional líder en la industria de tarjetas de crédito a través de un viaje de transformación digital al crear, implementar y mantener una estrategia para la gestión de activos de TI (ITAM).
Situación:
Las empresas dependen de una amplia variedad de software para mantener sus negocios en funcionamiento. Mientras que algunas de estas herramientas pueden ser gratuitas, otras vienen con costos elevados, y con estas herramientas en constante cambio, puede ser difícil para las empresas abordar sus necesidades de software por sí mismas. La experta comprensión de Stefanini sobre las licencias nos permitió intervenir y encontrar el mejor precio y estructura de licencias para el cliente.
Desafío:
A través de su proveedor de servicios anterior, la compañía de tarjetas de crédito no tenía ninguna visibilidad de los datos precisos de los activos de TI. Aunque había una herramienta de ITAM en su lugar, el proveedor no estaba rastreando correctamente las licencias de software. Cada solicitud del cliente para un mejor seguimiento, informes y servicios básicos llevaba un cargo adicional, lo que complicaba y encarecía la identificación de los activos de hardware y software en el entorno.
Como resultado, había poca o ninguna planificación involucrada en la compra de software. En cambio, cada solicitud resultaba en una compra individual sin considerar la compra en volumen, la renovación de licencias antiguas o la recuperación de licencias no utilizadas. Esta falta de seguimiento y estrategia también hizo imposible para la compañía de tarjetas de crédito presupuestar sus necesidades de software. Con todo esto en mente, la compañía estaba lista para hacer un cambio.
Solución:
El equipo de ITAM de Stefanini proporciona un proceso sin problemas para rastrear el equipo de TI, incluyendo hardware y software, desde la adquisición hasta el final de su vida útil. Para ayudar al cliente en su trayecto, el equipo comenzó estableciendo un procedimiento claro para procesar las solicitudes de licencia y comenzó a extraer informes para rastrear la frecuencia con la que se solicitaba cierto software.
Para agilizar el proceso, los diversos conjuntos de licencias se dividieron entre el equipo, permitiendo a cada persona centrarse en un conjunto específico. Basado en el costo del software y la cantidad de solicitudes, el equipo de ITAM rápidamente estableció una lista de prioridades de software y comenzó a comprar licencias muy solicitadas en volumen, lo que condujo a ahorros de costos a corto y largo plazo y a una previsión más fácil.
El equipo encontró múltiples oportunidades para generar ahorros de costos adicionales. Primero, se dedicó tiempo a peinar los títulos de alto volumen, evaluando sus costos y beneficios. Segundo, se prestó mucha atención a la rotación de empleados para determinar cuándo se necesitaba nuevo software. Tercero, el equipo buscó empleados con licencias que ya no se estaban utilizando y que potencialmente podrían ser asignadas a otro empleado en lugar de comprar una nueva. Estas estrategias se utilizaron para adquirir software de manera más eficiente y rentable, asumiendo la propiedad del proyecto y desarrollando una sólida y confiable asociación con el cliente.
Resultados:
El primer gran ahorro llegó con la compra de 1,000 licencias Think-Cell. Al comprar estas licencias en volumen, el equipo de ITAM pudo ahorrar al cliente $89,000 de entrada. Pero esta cifra solo representa los ahorros de costos de un solo software. ¿Qué tipo de resultados se obtuvieron con la estrategia de gestión de activos más amplia?
Nuestro proceso de adquisición y gestión de activos agilizado llevó a menos tiempo administrativo dedicado a procesar solicitudes de software individuales, un tiempo de respuesta más corto para proporcionar a los empleados el software que necesitan cuando lo necesitan, y más de $1 millón de ahorros en el primer año.
Hasta la fecha, el cliente ha visto $2.7 millones en ahorros. Repartido entre más de 40,000 empleados, esto se traduce en aproximadamente $45 ahorrados por dispositivo. Pero a medida que la asociación entre Stefanini y el cliente continúa prosperando, estas cifras siguen creciendo. El beneficio a largo plazo y de varios años de la gestión de activos significa que la compañía de tarjetas de crédito continuará viendo el impacto del esfuerzo y la experiencia del equipo de ITAM durante los próximos años.
