La automatización robótica de procesos está transformando la forma de enfrentar la pandemia por Covid-19

por Stefanini

Muchas organizaciones alrededor del mundo están volteando su mirada hacia la Automatización Robótica de Procesos (RPA) para mejorar su capacidad de respuesta ante el COVID-19, no sólo para mejorar su eficiencia operativa, sino también por su preocupación para salvaguardar la salud de sus colaboradores y clientes. Los gobiernos de todo el mundo en su lucha contra esta terrible enfermedad, están encontrando en la automatización robótica de procesos un aliado estratégico.

La versatilidad de la RPA permite que sea implementada casi en cualquier etapa de los procesos utilizados por el estado y sus entidades aliadas. Y los beneficios no solo se calcularán en ahorro de recursos y productividad, sino también en vidas salvadas.

En un excelente despliegue de las capacidades tecnológicas de la automatización de procesos, el laboratorio Maccabi Health Care Services, que trabaja con el Ministerio de Salud de Israel en realizar los tests de descarte de COVID-19, implementó una solución para recoger las pruebas realizadas a lo largo de todo el país, centralizándolas en su base de datos en solo 48 horas, cuando de haberlas introducido manualmente, hubiera demorado entre uno y dos meses.

En otro ejemplo de automatización robótica, el Hospital Mater Misericordiae, en Dublin Irlanda, ha implementado un proyecto en beneficio del personal médico que lucha contra el COVID-19. Las enfermeras dedican aproximadamente un 30% de su tiempo a tareas administrativas, que será liberado en beneficio de la atención a sus pacientes.

Este es un claro ejemplo que puede ser aplicado en todos los hospitales públicos que están en la primera línea de batalla, permitiendo a su personal médico dedicarse a lo que mejor saben, cuidar a sus pacientes. Adicionalmente, la rapidez ganada en las tareas administrativas permitiría mantener a las autoridades informadas en todo momento. Las ventajas son aún más evidentes en las entidades de salud públicas al interior del país, donde muchas veces escasez de personal médico y dedicar tiempo a tareas administrativas puede literalmente costar vidas.

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

El Instituto de Automatización Robótica de Procesos e Inteligencia Artificial (IRPA AI) define a la RPA como la aplicación de tecnología que permite a los empleados de una empresa configurar software de computadora o ‘robot’ para capturar e interpretar aplicaciones existentes para procesar una transacción, manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

¿Cómo funciona una célula de implementación de procesos RPA?

Los servicios de automatización robótica organizacionales se pueden manejar de manera independiente o bien en conjunto, dependiendo de las necesidades de la organización y el grado de automatización que se desea implementar. Para ello se requiere de un Servicio de Executive Scrum Master (ESM) que es capaz de adquirir la visión organizacional y establecer junto con el cliente las prioridades estratégicas para toda la organización del programa y/o proyecto, alineando a todos los equipos en la búsqueda de objetivos comunes.

El Executive Scrum Master se encargará de revisar arquitecturas y estrategias de migración siguiendo los principios y las buenas prácticas tanto para la ejecución como para las posibles afectaciones. También, desarrollará la estrategia tecnológica alineada y priorizada por los objetivos del negocio. Finalmente, lidera la ejecución de la migración y realiza el reporte e identificación de posibles problemáticas en el ecosistema.

Stefanini ofrece una solución de implementación de procesos RPA basado en tres servicios primordiales:

A) SERVICIO DE DESCUBRIMIENTO - DISCOVERY

Brinda apoyo para evaluar, diseñar e integrar los procesos de la organización a un Smart Backlog.

B) SERVICIO DE DESARROLLO – DEVELOPMENT

Realiza la automatización del proceso conforme al entorno y las mejores prácticas de la organización.

C) SERVICIO DE DESPLIEGUE – OPERATING MODEL

Se encarga de que todo marche bien, aplicando monitoreo y mantenimiento a los robots.

Un Squad es un equipo multidisciplinario que actuará en el desarrollo de ideas y soluciones por un tiempo determinado, usualmente con ciclos de 4 a 6 semanas, que en la metodología ágil se les denomina Sprints.

La propuesta de servicio de Stefanini crea un squad de implementación de procesos RPA, en donde proporcionan un equipo de colaboradores con experiencia, velocidad y valor a las entregas en soluciones RPA para las organizaciones.

Una vez que la fase de descubrimiento ha evaluado el proceso de negocio, este será implementado a manera de Sprints con el marco de trabajo Agile de SCRUM. Esta metodología basada en SCRUM parte del siguiente conjunto de procedimientos: Requerimiento de automatización, Alcance del proceso, Definición de Product Backlog, Definición de Historias de usuario, Planeación de Sprint, Estimación de Sprint, Asignación de Sprint, Diseño detallado, Implementación, Realización de pruebas, Cierre de Sprint, hasta la Demostración del Sprint.

En este sentido se buscarán los siguientes objetivos:

El “Squad” trabajará de forma exclusiva al proceso de negocio que debe implementar.

Por medio de un arquitecto de procesos de RPA establecerá una organización, autonomía y agilidad al equipo para no perder el time to market.

Iniciar el cambio cultural de forma efectiva al demostrar la eficiencia de la implementación de este tipo de procesos, para que pueda expandirse al resto de la organización.

Como parte del servicio de despliegue; el equipo de Stefanini considera colaboradores con experiencia de despliegue de artefactos, servicios web, aplicaciones y procesos RPA en donde para el alcance solicitado; participa en diversas fases con el fin de garantizar la correcta distribución de los robots entre los ambientes tecnológicos.

El administrador del Servicio de Despliegue es el responsable de acompañar al equipo en desarrollo en las actividades de los robots implementados y de monitorear y garantizar la implementación de los robots en los ambientes tecnológicos que el cliente solicite.

El soporte y mantenimiento considera un soporte tanto funcional como técnico, en donde los hallazgos son direccionados a un responsable del servicio que asigne Stefanini para dar inicio a la petición por parte del cliente.

Cualquier organización de salud es susceptible a implementar una automatización robótica similar, e incluso establecer criterios de análisis de los resultados por Covid-19, para clasificar aquellas pruebas que tienen mayor probabilidad de ser positivas, y las que posiblemente no. La misma tecnología puede aplicarse también para el conteo de fallecidos, y evitar futuros desfases en los conteos.

La capacidad de disponer de información completa, precisa y actualizada es fundamental para monitorear situación en todo momento y poder tomar decisiones certeras.

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