¿Debo implementar RPA en mi empresa?

Automatizar procesos repetitivos, mejorar la economía de los procesos, optimizar la operación y ser escalables, son varios de los objetivos que muchas empresas se imponen en los últimos años. La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) representa una gran ventaja para lograrlo, pero existen muchas afirmaciones que no se logran sólo con su implementación.

La RPA es una tecnología que tiene como objetivo reducir la intervención manual en el uso de aplicaciones informáticas, automatizando tareas mecánicas y repetitivas para dejar en los humanos aquellas acciones que requieren interpretación o análisis, aunque en el futuro no se descarte que con el desarrollo los procesos cognitivos de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML) puedan ejecutar tareas de ese tipo.

Cada empresa puede evaluar si requiere automatizar algo en su operación, observando si tienen tareas repetitivas, trabajo físico predecible o impredecible, recolección, administración y procesamiento de datos, interacción con personas internas o externas. De hecho, Pablo Corredor, gerente de tecnologías emergentes en Stefanini, menciona que más del 63% del trabajo que se ejerce en oficinas es susceptible para la implementación de RPA.

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El reto de cada organización es poder identificar, calificar y priorizar las oportunidades de automatización. Existen muchas variables que influyen en este tipo de decisiones, las principales son:

· El diseño de los procesos: para la implementación de RPA se debe evaluar la operación, debido a que un mal proceso, seguirá siendo malo, aunque esté automatizado. Incluso podría impactar de manera negativa. En la puesta en marcha es probable que salgan a la luz varios errores y vicios de este tipo.

· ¿Mi operación requiere de las personas? Se ha hablado sobre el riesgo que corren muchos empleos con la automatización y de la efectividad de un empleado de tiempo completo, pero todo depende de la cultura organizacional. Se debe considerar que involucrar Robots en el proceso te da una capacidad adicional, se tendría que responder para qué quiero eso y por qué.

En la actualidad, el 57% de los procesos de RPA son asistidos, lo cual significa que requieren de un ser humano.

Este punto tiene muchas aristas. En el caso de que se hiciera una automatización de procesos, los puestos evolucionarían y habría otros más especializados, que demandan el uso de tecnología.

· El manejo de datos: un robot no tiene la capacidad de decidir si los datos con los que se están nutriendo sus bases son buenos o malos, esto podría impactar en los resultados de los procesos. El hecho de que se tenga información de calidad depende de cómo esté programado, se recomienda tener muchos procesos pequeños priorizados según la conveniencia.

· El nivel de transaccionalidad: se tiene el supuesto de que sólo aquello que sea repetitivo se puede automatizar, pero también se puede hacer con aquello que no es rutinario y que tiene un gran número de transacciones. Esto se debe evaluar según el valor para el negocio o los clientes internos y externos.

Cada proceso de RPA depende estrictamente de la operación a la que se aplique, no hay recetas secretas, lo que sí debe de haber es un análisis que defina si va a agregar o restar valor con el usuario el cambio en el proceso.