Durante mucho tiempo, se ha hablado de la dificultad que enfrentan las grandes empresas con estructuras rígidas para adoptar las nuevas tecnologías, ejemplo de ello podrían ser los aparatos gubernamentales, ya que requieren apegarse a la política pública y la normativa. Una vez que se han aceptado los cambios debe medirse el impacto de las herramientas que las llevarán a la digitalización.
No tener un gobierno digital o en línea, genera un costo que absorbe recursos de forma innecesaria. Esto impacta de diferente manera, ya sea por horas de espera para concluir un trámite, el número de pasos que hay que seguir o mantener a todo un equipo que dé seguimiento a dichos trámites.
En América Latina se invierten 5.4 horas en promedio por gestión, sin considerar el costo de cerca de 5 mil trámites por país, según el informe El trámite eterno: ciudadanos, burocracia y gobierno digital del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
Además, se reportó que, en América Latina, menos del 30% de los trámites pueden hacerse enteramente en línea y únicamente el 7% de los ciudadanos realizó en línea su último trámite con el Gobierno, lo cual habla del reto que tenemos como región y al mejorar esta situación poco a poco seremos más competitivos.
Las ventajas que se obtienen con la integración de la información, utilización en múltiples dispositivos, pasarelas de pago, reporte de informes a entes de control, incorporación de estándares de cumplimiento y de normas internacionales, son evidentes.
Por medio de Sysman Web, plataforma de gestión para el sector gobierno, hemos podido detectar la necesidad de ser flexible y adaptable, debido a la naturaleza de su operación. Actualmente, se encuentra implementada en más de 300 entidades públicas en Colombia.
El requisito principal para desarrollar soluciones para las operaciones gubernamentales es que deben ser hechas a la medida para gestionar los procesos administrativos, de planeación, financieras, tributarias, fiscales, contractuales, documentales, ambientales, de tránsito y servicios públicos, entre otros.
La implementación de este tipo de sistemas garantiza mayor productividad, seguridad de la información y optimización de tiempo y recursos, tanto para los empleados (usuarios de la plataforma), como para los ciudadanos que interactúan con las entidades a través de la solicitud de servicios o realización de trámites.
