Antes da pandemia muitas empresas já estavam gradativamente adotando o sistema de trabalho remoto. Com essa crise, ficou ainda mais evidente a necessidade de investir em um digital workplace, ou seja, um ambiente onde as equipes podem desempenhar suas funções sem a necessidade de estarem presentes no mesmo espaço físico.
Para que esse modelo funcione, no entanto, devemos pensar na experiência do colaborador. Afinal, ele precisa encontrar no digital workplace todos os recursos e ferramentas necessários para realizar suas atividades. Além disso, precisamos garantir segurança, eficiência e produtividade.
Produzimos este artigo a fim de explicar o que é necessário para desenvolver um ambiente de trabalho digital adequado ao seu negócio — e que realmente atenda aos processos e rotinas. Continue lendo e confira como projetar esse sistema em sua empresa com sucesso!
Invista na infraestrutura de comunicação
O primeiro fato que devemos ter em mente é que no trabalho remoto cada profissional estará em um local diferente. Sendo assim, o processo de comunicação precisa ser eficiente e não pode apresentar falhas ou ruídos, de modo que a equipe consiga interagir entre si, com os líderes e gestores.
Portanto, é fundamental investir em infraestrutura de comunicação, de acordo com o perfil do seu negócio e as necessidades dos colaboradores. Considere como eles precisam interagir para cumprir suas tarefas e quais são os canais mais adequados a cada momento da rotina de trabalho.
Perceba que não estamos falando apenas de equipamentos, mas de programas, sistemas ou aplicativos que façam essa conexão remota. Lembre-se, ainda, da importância de treinar o pessoal de maneira que dominem as ferramentas e saibam aplicá-las da melhor forma possível.
Flexibilize o acesso a aplicativos em diferentes dispositivos
O digital workplace tem a característica de ser muito flexível. Ele vai além dos horários fixos de um sistema de trabalho convencional, por isso, pode aumentar a produtividade dos colaboradores. Afinal, eles têm liberdade de cumprir suas tarefas a qualquer hora do dia.
Contudo, isso somente é possível se conseguirem acesso aos aplicativos, programas e sistemas por meio de diferentes dispositivos. Essa medida é essencial para que os colaboradores não fiquem engessados e desfrutem de uma flexibilidade maior, condizente com a realidade do sistema remoto de trabalho.
O acesso por meio de diferentes dispositivos permite interagir com o workplace utilizando um desktop, notebook ou smartphone, por exemplo. Pode ser utilizado o equipamento pessoal ou de um terceiro, a partir de qualquer local para trabalhar quando, onde e como quiser.
Ofereça ferramentas de compartilhamento de informações
No modelo convencional de trabalho o compartilhamento de informações pode ser feito por meio de um simples diálogo ou com a entrega de um documento, pois há uma interação mais próxima. Quando as equipes estão distantes fisicamente, entretanto, é preciso pensar em soluções adequadas a essa realidade.
O seu digital workplace precisa contar com ferramentas que facilitem o compartilhamento de informações a distância. Considere que os profissionais atuam em conjunto e os diferentes setores da empresa precisam interagir — e isso requer caminhos que mantenham essa sincronia.
Atente para a segurança digital
Uma das maiores preocupações no sistema de trabalho remoto é a segurança das informações. Afinal de contas, elas são disponibilizadas em um ambiente digital, então, se não houver uma infraestrutura segura, estarão suscetíveis a corrompimentos, roubos, espionagem e outros tipos de cibercrime.
Nesse caso é crucial ter atenção com a conectividade, mas não necessariamente ou apenas com a rede particular do colaborador. Os dados precisam estar em um workplace digital com estrutura adequada para evitar acessos não permitidos e quaisquer outros problemas.
Ainda sobre segurança, precisamos identificar possíveis situações de vulnerabilidade dentro da máquina. Há necessidade de atualizações, a utilização de criptografia, senhas mais fortes, programas antivírus, entre outros recursos e ferramentas que garantam a proteção do colaborador e do sistema da empresa de modo geral.
Integre os sistemas
Existem diversos recursos e tecnologias ao criarmos um digital workplace eficiente. Podemos explorar, por exemplo, Inteligência Artificial, cloud computing, Internet das Coisas (IoT), automações, além de recursos que conectem pessoas e o sistema na totalidade.
Essa integração é uma etapa fundamental, uma vez que, como a empresa vai funcionar em um ambiente digital, todos os seus setores precisam se manter em contato. Assim o seu negócio continuará tão produtivo quanto no workplace tradicional.
Um exemplo simples: o setor de logística precisa estar em contato com o de compras, que está integrado ao financeiro. Então, é preciso manter esses canais abertos para que haja fluidez nos processos. Todas as ferramentas utilizadas precisam estar integradas a fim de manter esses caminhos livres.
O projeto deve ser elaborado de acordo com as demandas da empresa, sobretudo para manter a boa comunicação e favorecer o compartilhamento de informações — pontos citados anteriormente —, bem como para liberar automaticamente etapas seguintes de um processo.
Incentive o uso de cloud computing
Um recurso muito interessante ao promover a transformação digital nas empresas é o uso da cloud computing. Ela otimiza as ações e tarefas automatizando muitos processos e, ao mesmo tempo, favorecendo a acessibilidade a partir de diferentes dispositivos e pontos remotos.
É importante incentivar os colaboradores a utilizar essa tecnologia no digital workplace porque é uma das formas de manter a integração dos profissionais e dos setores. Isso pode ser feito por meio de uma nuvem compartilhada, implementando uma solução SaaS específica à empresa, ou de forma associada.
Além disso, outras soluções workplace podem ser implementadas por meio da tecnologia cloud computing, como no caso de uma estrutura de atendimento ao usuário final. Assim, mais uma vez é possível personalizar a ferramenta de modo que atenda especificamente as necessidades de cada negócio.
Mantenha os softwares atualizados
É sempre bom reforçar a importância da atualização para aumentar a segurança no digital workplace. Porém, é preciso ir além, porque manter os softwares atualizados garante que as ferramentas de trabalho dos colaboradores estejam sempre funcionando perfeitamente.
Quando os programas estão desatualizados, podemos perder novos recursos disponibilizados pelo desenvolvedor, por exemplo. As versões mais antigas também não são 100% compatíveis com sistemas novos, e isso traz impasses e conflitos na execução de ações e tarefas — o que reflete nos resultados.
Digital workplace é mais que o colaborador trabalhando em sua casa, pela internet. Você deve ter notado que esse formato consiste em toda uma infraestrutura que permite à empresa funcionar no meio virtual, integrando todas as equipes e garantido entregas de qualidade — sem falar no bom atendimento ao cliente, sem a necessidade da relação interpessoal física.
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