A otimização de processos é uma das grandes demandas de qualquer organização, principalmente as que buscam alcançar a transformação digital. Nesse sentido, a burocracia está entre os principais desafios a serem superados, em especial em atividades jurídicas e comerciais. A assinatura digital, por sua vez, surgiu como um dos pilares básicos da inovação tecnológica.
Sua utilização vem se tornando cada vez mais comum. Ainda assim, o assunto segue permeado por algumas dúvidas. Afinal, o que é a assinatura digital? Como é formalizado um contrato com ela? O que muda em relação ao modelo tradicional? Quais são os benefícios?
Criamos este post completo para responder a essas e outras questões sobre o tema. Se quer se aprofundar no assunto, a hora é agora. Acompanhe!
O que é assinatura digital
A assinatura digital é uma solução tecnológica de certificação de identidade. Ela é utilizada para gerar documentos com validade jurídica, da mesma forma que uma assinatura tradicional. Na prática, ela representa justamente uma substituição do modelo físico, extinguindo a necessidade do uso de papel impresso.
Isso significa uma grande transformação nos processos de elaboração de documentos. Em vez de imprimir ou elaborar fisicamente um contrato para validá-lo com uma assinatura comum, por exemplo, você pode criar o arquivo no computador e autenticá-lo com a assinatura digital.
Não se trata, é claro, de uma simples inserção de imagem que represente a assinatura tradicional. Para garantir a autenticidade do arquivo e evitar fraudes, a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 estabelece que a versão eletrônica dos documentos tem a mesma validade da tradicional, desde que autenticada por um software específico.
Por isso, toda solução desse tipo deve atender aos critérios geridos pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — e o certificado em questão é da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas).
Como foi a evolução dessa tecnologia
Estudiosos de História e Direito apontam que o uso de contratos, de forma mais ampla, data do período romano. Logo, a prática está profundamente enraizada nas relações individuais e coletivas da nossa sociedade. Junto a isso, é claro, a assinatura desempenha já há muito tempo um papel importante, chegando a ter implicações morais e éticas em várias culturas. Seu uso é tido como algo de extrema responsabilidade.
Nos últimos dois séculos, no entanto, as habilidades de leitura e escrita se tornaram mais populares, principalmente com o surgimento das escolas. Com mais pessoas capazes de ler e escrever — e o intenso crescimento industrial dos últimos duzentos anos —, surgiu a necessidade de desenvolver novos métodos de autenticação e controle das assinaturas.
O que pouca gente sabe é que os primeiros modelos de assinatura digital datam da década de 1970, ainda que não tenham sido colocados em prática. Foi preciso, antes disso, que ocorresse uma grande evolução tecnológica para transformar a proposta em realidade.
Por fim, nas últimas décadas, com os computadores estabelecidos como parte da infraestrutura mundial de comunicação e gestão de dados, a assinatura pôde, literalmente, sair do papel.
Com a ICP-Brasil em pleno funcionamento, qualquer pessoa ou empresa pode adotar a tecnologia necessária e transformar completamente seus processos de firmamento de contratos. Isso tudo, é claro, fortalece ainda mais a segurança da informação, uma tendência que acompanha a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Quais benefícios ela traz para as empresas
Maior segurança dos contratos
Atualmente, grande parte das nossas atividades de rotina é feita no ambiente digital, seja no trabalho, seja fora dele. Com isso, cresceu a demanda por soluções tecnológicas que otimizem os processos corporativos e aumentem a segurança da informação — justamente o grande diferencial da assinatura eletrônica.
Para proteger e validar o seu uso, o software utiliza um sistema de criptografia. Isso significa que somente o portador é capaz de aplicá-la a um documento eletrônico — o que é feito por meio de uma senha. Nesse sentido, é fundamental que as empresas conscientizem os funcionários sobre a importância, inclusive legal, de não compartilhar senhas.
Detalharemos mais à frente como o uso pode ser feito por terceiros.
Economia de espaço
Sem a necessidade de imprimir um grande volume de documentos, já que eles passam a ser armazenados no ambiente digital, a empresa alcança uma importante economia de espaço. Isso significa deixar para trás os grandes arquivos de contratos e documentos em geral, reunindo esse material apenas na rede.
Consequentemente, o próprio acesso se torna mais fácil. Basta procurar o documento nos servidores, o que pode ser feito de qualquer computador conectado à rede. Vale lembrar, é claro, que uma boa política de segurança da informação deve controlar credenciais de acesso para gerenciar quem pode ou não fazer isso.
Para completar, a empresa deixa de sofrer com perdas e extravios de documentos.
Redução de custos
Extinguindo a necessidade de imprimir pilhas de papel e manter um espaço para armazenamento físico, a empresa conquista uma redução significativa de custos. A tendência é que o uso de papel chegue a zero em poucos anos.
Para ir além, o próprio custo operacional das atividades tende a diminuir. Afinal, o processo se torna mais rápido e seguro e ainda passa a custar menos. Empresas que adotam o sistema chegam a reduzir o tempo médio das tramitações de semanas (ou meses) para dias!
Como implementar a assinatura digital
O uso da assinatura digital, como explicamos anteriormente, é feito por meio de uma solução específica. Esse software é oferecido por diversas empresas e, por isso, é importante ter alguns cuidados na hora de fazer a escolha.
Para começar, a ferramenta deve funcionar de acordo com a ICP-Brasil e as normas da MP 2.200-2/01. Além disso, ela deve oferecer funcionalidades que permitam a tramitação de documentos e, é claro, não coloquem em risco a confiabilidade dos arquivos.
Basta verificar se o software oferece criptografia para a proteção das assinaturas. Isso torna quase impossível burlar o sistema — exceto, é claro, se a pessoa tiver acesso à senha do portador da assinatura. Por isso mencionamos anteriormente que é fundamental evitar compartilhamento de senha.
Em empresas que lidam com grandes volumes de documentos (como escritórios de advocacia), é comum o uso compartilhado de assinaturas. Isso não só é perigoso, como é considerado ilegal pela Medida Provisória em questão.
Para viabilizar a assinatura de documentos em nome do portador, como é o caso dessas empresas, basta providenciar uma procuração. Assim, o titular autoriza um terceiro a realizar determinadas ações em seu nome, exatamente como acontece com procurações tradicionais.
Como você viu aqui, a assinatura digital é uma tecnologia que veio para ficar. As vantagens são muitas e devem ter impactos cada vez maiores no desempenho das empresas. Por isso, não fique para trás! Providencie uma solução para sua organização e coloque a tecnologia para trabalhar a seu favor!
Se quer entender melhor o sistema de segurança por trás da assinatura digital, veja também nosso artigo sobre blockchain e segurança dos dados!
