À medida que o tempo passa e a tecnologia evolui, mais evidentes se tornam os efeitos positivos gerados pela transformação digital. Sobretudo no cenário dos negócios, a inovação tem se integrado de maneira ainda mais eficiente ao planejamento e à execução de processos — sejam eles ligados ao operacional, administrativo ou estratégico.
Diante desse cenário, cada vez mais se fala em backoffice digital, um padrão de operações que rompe com os modelos tradicionais, em que a presença de tarefas manuais, repetitivas e burocráticas ainda é recorrente. Hoje, considerando a necessidade de mais produtividade, economia e precisão nas empresas, esse conceito tem se tornado uma tendência no mercado.
Quer entender os motivos que têm contribuído diretamente para essa realidade? Preparamos este artigo listando 7 deles. Continue a leitura e entenda por que investir no backoffice digital pode ser tão vantajoso!
1. Melhora a produtividade
Um dos grandes desafios dos negócios atuais que operam com base em processos de backoffice tradicionais é obter um nível de produtividade compatível com as demandas dos clientes em termos de volume, agilidade e precisão.
Nesse sentido, não há nenhuma dúvida de que a implementação de um backoffice digital, automatizado e dinâmico é uma alternativa extremamente positiva para reforçar a produtividade. O suporte operacional oferecido por softwares e robustas ferramentas de BPO transforma a rotina de um negócio, eliminando a necessidade de execução de processos manuais, lentos e repetitivos.
Com isso, os profissionais do setor podem direcionar melhor seus esforços e recursos, focando em tarefas estratégicas. Assim, deixam a parte “mecânica” sob a responsabilidade de soluções especializadas e automatizadas.
2. Integra a equipe de trabalho
O backoffice digital é um dos passos mais importantes ao migrar suas operações para o universo digital. Com processos rodando a partir de um BPO, por exemplo, fica muito mais fácil centralizar dados e informações, gerenciar tarefas e, consequentemente, alcançar uma melhor visibilidade sobre todos os elos da empresa.
Como resultado direto dessa centralização de dados e operações, é possível que as equipes atuem de maneira muito mais integrada e alinhada. Para verificar isso, basta considerar como pode ser produtivo dispor de ferramentas digitais que possibilitem a troca de informação entre equipes de vendas e equipes do setor financeiro.
A partir da integração desses times você consegue ajustar estratégias e traçar metas, levando em conta métricas e resultados avaliados em determinado período — o que é crucial para que o desempenho seja sempre otimizado.
3. Fortalece a análise de desempenho
Outro ponto que motiva a adoção da tendência do backoffice digital é o reforço oferecido à análise de desempenho de equipes, processos e métodos. Ao digitalizar a empresa, como o foco passa a ser direcionado ao uso inteligente dos dados e à automação, há uma melhoria significativa quando o assunto envolve a utilização estratégica de métricas e indicadores de desempenho.
O fato é que uma solução automatizada, capaz de centralizar grande parte dos dados — os quais são advindos de diferentes frentes do negócio —, oferece uma visão muito mais ampliada das operações. Assim, em vez de a empresa perder tempo e correr riscos desenvolvendo análises manuais, ou pior, tomando decisões com base em presunções e intuição, o backoffice digital automatiza as tarefas, centraliza dados e aumenta a visibilidade sobre todas as atividades, facilitando bastante a análise de desempenho.
4. Reforça o controle e a redução de custos
As tarefas ligadas ao backoffice, por serem numerosas e, em certos casos, demandarem a presença de profissionais especializados, acaba por representar um alto custo às empresas — especialmente quando processos tradicionais e com forte apelo manual fazem parte da rotina.
Em um cenário de alta competitividade entre os negócios, entretanto, aproveitar mal os recursos disponíveis, desperdiçar tempo e dinheiro com retrabalho, arquivos físicos e falhas humanas, certamente não condiz com o padrão de qualidade exigido atualmente.
Outro quesito que demonstra a importância de os negócios migrarem para uma gestão de backoffice digital é a possibilidade de redução de custos somada ao maior controle desse atributo. De forma direta, a gestão automatizada dos processos de backoffice impacta positivamente nos custos ao eliminar grande parte dos erros e retrabalho causados pela execução manual dos processos.
No mesmo sentido, a automatização de processos também afeta positivamente a gestão de recursos humanos, reduzindo a quantidade de pessoas em determinadas tarefas e aproveitando melhor esse capital humano em outras funções — estas mais estratégicas e ligadas à tomada de decisão.
5. Aumenta a satisfação do cliente
A integração promovida pelo backoffice digital também é capaz de refletir na relação do cliente com o negócio. Os dados relativos às interações do cliente com a empresa podem facilmente ser inseridos em sistemas, permitindo o amplo acesso por diferentes setores.
Com isso, os gestores e as equipes podem planejar de maneira mais direcionada as suas ações, focando sempre no perfil do cliente, considerando diferentes variáveis, como o estágio em que se encontra dentro do funil de vendas, tempo de relacionamento com o negócio, feedbacks e muitos outros dados estratégicos. Como consequência, é possível aumentar a satisfação do cliente e fortalecer a sua fidelização.
6. Mantém seu negócio competitivo
Diante do alto nível de exigência a que muitos negócios são submetidos na atualidade, investir em backoffice digital é, também, uma forma de melhorar a competitividade da empresa. Na prática, com a otimização dos processos, melhor aproveitamento dos recursos humanos e físicos, além da gestão mais voltada ao uso e análise de dados, todos esses atributos fortalecidos pelo backoffice digital tornam o negócio muito mais eficiente e alinhado aos padrões do mercado atual.
Assim, em vez de perder tempo e potencial produtivo desenvolvendo processos repetitivos, com o apoio da tecnologia, a exemplo do BPO e do BPM, as empresas têm mais condições de entender seus processos, avaliar seu desempenho e de se conectar de modo mais eficiente com seu cliente.
Dados coesos, centralizados e transparentes, por exemplo, auxiliam no processo de tomada de decisão, além de facilitarem a atuação conjunta das equipes. Assim, times comerciais podem operar em conjunto com vendas e financeiro, contornando objeções de clientes e mudanças nas demandas e no perfil do consumidor, tudo de forma ágil e precisa.
Indo além, o backoffice digital também é crucial na otimização da gestão contábil e financeira. Isso a partir da automatização de processos de cobrança e pagamento, geração de relatórios e unificação das informações, facilitando muito a rotina dos profissionais desses setores.
7. Acelera o processo de digitalização do negócio
Por fim, não há como negar que a grande maioria das empresas depende do bom desempenho do seu backoffice para conseguir performar bem nas suas operações de front-office. O suporte não apenas operacional, mas estratégico oferecido pela “retaguarda” é o que permite fazer leituras rápidas do negócio, tomar decisões e operacionalizar todas as tarefas, visando sempre o melhor resultado.
Nesse contexto de backoffice digital, a Stefanini pode contribuir de forma direta e altamente estratégica com os negócios, acelerando a jornada de transformação e digitalização dos processos, aumentando o valor dos dados, aproveitando as novas tecnologias e aplicando com expertise os conceitos que estão em alta no mercado.
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