Automatização de processos: a chave para melhorar o desempenho do seu time

06 de Novembro de 2018 por Stefanini

Em tempos de máxima eficiência, produtividade e busca por resultados cada vez melhores, o caminho para que seu time seja campeão é investir na automatização dos processos em sua organização.

A automatização já é uma velha conhecida na TI. Mas, agora, ela está bem ao centro da Indústria 4.0, em plena evolução, com o auxílio das novas tecnologias e grandes capacidades de armazenamento e processamento de dados.

Quer entender melhor o contexto dessa tendência e quais são seus benefícios? Continue a leitura!

A expansão da automatização no Brasil

Segundo o estudo “Diagnóstico da automação no Brasil”, da Associação Brasileira de Automação — GS1 Brasil, o mercado brasileiro está em plena expansão. Tanto o consumidor quanto a indústria estão preparados para essa transformação.

De acordo com o relatório, foi possível identificar que as novas tecnologias estão atuantes na vida das pessoas, com o uso de smartphones e aparelhos inteligentes. O consumidor associa a automação com tecnologia, segurança e economia.

Quanto à indústria, o estudo apontou que a automatização tem sido bastante difundida e é vista como um dos caminhos para a produtividade e a inovação. As principais áreas relacionadas são: sistemas, logística, fábrica, RH e atendimento ao cliente.

Benefícios da automatização de processos

Além dessas questões mais tangíveis, há ainda outras vantagens. Vamos contar a seguir qual é a chave para o sucesso de sua equipe! 

Qualidade e consistência

Quando você automatiza os processos de sua organização, pode fornecer produtos e serviços de forma consistente e com alta qualidade. Tal ação permite reforçar a sua marca no mercado e fidelizar os seus clientes, que terão confiança no que você vende.

A qualidade é aumentada porque garante-se que cada ação seja realizada da mesma forma, sendo validada pelo processo automatizado. Outra consequência é um processo mais robusto e eficiente.

Economia de tempo

É importante que o processo seja automatizado da forma correta, contemplando todas as informações de que o usuário necessita. Dessa forma, além da redução ou até mesmo a extinção das tarefas manuais, o dia a dia ficará muito mais fácil.

Automatizar essas tarefas repetitivas pode economizar centenas de horas de trabalho para as organizações. Além de uma equipe mais motivada pela tecnologia, sua produtividade terá um ganho perceptível e ainda sobrará tempo para que o pessoal foque no core business da empresa.

Visibilidade das métricas

O sucesso de um negócio depende de monitoração constante, além de avaliação e modificação da estratégia quando for necessário. Os dados que podem ser gerados por meio de processos automatizados permitem que diversas informações sejam extraídas, gerando vários tipos de relatórios úteis.

De uma forma rápida e com a segurança dos dados inseridos, é possível ver um panorama da empresa. Você terá acesso a relatórios de performance operacional da equipe, performance de vendas dos produtos e dashboards gerenciais para tomada de decisões. Dessa forma, será capaz de identificar os pontos a serem melhorados, os processos ou recursos que podem estar sendo mal aplicados e os produtos ou serviços com baixo rendimento.

Eficiência operacional

Eficiência, por definição, descreve até que ponto o tempo, o esforço e o custo são efetivamente aplicados para a execução da tarefa pretendida. E como garantir a eficiência operacional? Automatizando um processo a fim de reduzir esse tempo, esforço e custo.

Todos os benefícios listados acima são capazes de trazer redução de custo. Isso é possível em função da menor margem de erros na execução do processo, do ganho da velocidade dessa execução e do menor número de recursos para realizar mais tarefas. 

Processos que podem ser automatizados

A emissão da NFe — nota fiscal eletrônica — já não é mais novidade para nenhum consumidor ou empresa, seja qual for o seu porte. O governo realizou essa automatização e houve uma grande melhoria com relação ao tratamento de inconsistências e diminuição de erros de encargos tributários.

Entretanto, apesar de a NFe ser digital há muito tempo, o FISCO exige que todos os arquivos eletrônicos — gerados em .XML — sejam armazenados pelo tempo mínimo de 5 anos. É possível automatizar esse processo na área de gestão fiscal e contábil, realizando o download e o armazenamento de forma estruturada desses arquivos, com seus respectivos backups de segurança.

Quer mais alguns exemplos para se inspirar? Vamos mostrar outros processos que também podem ser implementados em sua empresa.

Rotas de entrega

Ao automatizar o controle e a rastreabilidade dos processos, é possível desenvolver pontos de parada. Eles vão delimitar as rotas de entrega de um produto, auxiliando o departamento de logística e, se necessário, disponibilizando as mesmas informações ao cliente. Por isso, é um sistema muito utilizado em e-commerces.

É possível conferir a coleta do produto, a geração da NFe, a data e a hora do envio do produto, a rota que está sendo utilizada e todas as suas paradas — mais específico para a logística e transportes. Também dá para fazer o registro da entrega do produto com a coleta de assinatura digital do cliente, além da rota de retorno do caminhão (novamente, no caso de transportes).

Processos na indústria alimentícia

Nos processos de produção da indústria alimentícia, a otimização realizada pela automatização traz inúmeros ganhos, pois permite:

  • gerenciar os pedidos de insumos e de matéria-prima;
  • controlar o estoque dos produtos prontos;
  • alertar sobre o vencimento dos prazos de validades de todos os produtos, insumos ou matéria-prima;
  • avaliar as etapas produtivas, da entrada dos produtos até a venda e sua logística de entrega;
  • melhorar o ciclo de produção por meio dos dados coletados;
  • gerar economia com a operação de maquinários.

Automatização de processos de Ouvidoria

Em uma seção tão crítica como a Ouvidoria ou SAC de uma empresa, é imprescindível que todo o processo seja sistematizado.

Por meio dessa automatização, são gerados os registros de ocorrências, contendo:

  • contatos atualizados do cliente;
  • tipo de ocorrência;
  • descrição detalhada do problema;
  • tempo de atendimento realizado pelo operador.

Com essas informações coletadas, é possível:

  • encaminhar a ocorrência online ao departamento correto;
  • monitorar — e cobrar — o tempo de resposta;
  • solicitar um feedback ao cliente e mensurar o seu nível de satisfação;
  • atualizar o banco de dados.

Esses são apenas alguns exemplos de implementação da automatização de processos. Seus benefícios mais importantes, como já mencionamos, são a redução de custos e o aumento da qualidade, consistência e produtividade.

Tenha em mente que, para que o mercado brasileiro continue a crescer, é importante saber que existe uma perspectiva positiva que já está sendo disseminada: o desenvolvimento ou a evolução da automatização em todos os processos.

Esperamos que este post tenha inspirado você a inovar. Nós podemos ajudar! Entre em contato com a nossa equipe!

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