O conceito paperless é uma das respostas do movimento de Transformação Digital, em que ganham força os processos realizados de forma digital. Mas não é só isso, as empresas que apostam nesse movimento também estão interessadas em resultados e benefícios.
No entanto, há muito mais em jogo do que a performance empresarial. Isso porque as organizações que aderem ao paperless também estão assumindo um compromisso com o meio ambiente e com o bem-estar das próximas gerações.
Sendo assim, continue lendo e descubra o que a sua empresa tem a ganhar ao incorporar o paperless em seu dia a dia.
O que é paperless?
Em tradução livre, paperless significa “menos papel”. Dessa forma, quem adere a esse conceito se propõe a reduzir, racionalizar ou eliminar o uso de papel em suas atividades. Ou seja, a tendência paperless não significa o fim definitivo do papel.
Como destacamos logo no início, ela está ligado ao movimento global de Transformação Digital, em que as atividades produtivas que envolvem papel passam a se digitalizar. Um ótimo exemplo aqui no Brasil de adesão a esse movimento vem da própria Receita Federal, que há alguns anos implementou o Sistema Público de Escrituração Digital — SPED — onde os processos contábeis, fiscais e tributários migraram para o ambiente digital.
Como o mundo está lidando com o papel?
Todos os anos, em torno de US$ 25 a 35 bilhões são gastos nos Estados Unidos só no arquivamento, armazenamento e recuperação de papel. Nesse ritmo, o uso de papel tende a ultrapassar 450 milhões de metros cúbicos antes de 2030, um aumento de 7% em relação ao que foi registrado em 2010.
Com números tão expressivos, fica evidente que, se medidas urgentes não forem implementadas, o uso de papel nos padrões atuais se tornará insustentável no médio prazo. É por isso que cada vez mais empresas estão se tornando paperless e diminuindo as várias cópias físicas de documentos em seus processos.
Além das vantagens diretas de diminuir o papel, ao fazer isso, as empresas também evidenciam uma postura mais responsável, o que é bom para a imagem institucional.
Porque o mundo está reduzindo o uso de papel?
Estamos em um momento no qual o mundo passa por um processo de transição de energia global. Nele, o uso de combustíveis fósseis deve diminuir, bem como o de produtos que levem ao esgotamento de reservas naturais, como o papel.
A verdade é que o papel está, gradativamente, saindo de cena para dar lugar a documentos digitais, e-books, audiobooks e outros formatos de leitura digital, ainda que ele seja necessário para diversas atividades. Isso envolve também uma questão de redução de custos, conforme vimos no tópico anterior. Isso sem contar a maior segurança que os arquivos digitais proporcionam em termos de acesso e de armazenamento.
Além disso, o custo do papel para as empresas é apenas a ponta final de um processo mais amplo, no qual a extração da matéria-prima e a fabricação são os principais vilões. Estima-se, por exemplo, que o processo de produção consuma cerca de 60 m3/tsa, o que corresponde a um volume de 60 mil litros de água a cada fornada de papel.
Portanto, reduzir ou abolir o uso desse material representa uma grande economia de recursos, entre outras vantagens, como veremos a seguir.
Sustentabilidade
Além do grande consumo de água, o processo de fabricação de papel é especialmente danoso ao meio ambiente em razão da poluição atmosférica gerada. Isso porque ele emite uma série de compostos nocivos, como óxidos de nitrogênio, sulfetos de hidrogênio, dióxidos de enxofre e cloro.
Cabe frisar os impactos da própria extração da madeira de onde é obtida a celulose que serve como insumo para a fabricação de papel. Embora boa parte dessa madeira venha hoje de florestas de manejo sustentável, parte expressiva do material ainda é de origem clandestina, sendo obtido pela prática de desmatamento.
Assim sendo, as empresas paperless dão uma importante contribuição ao ecossistema, ao desestimular esse tipo de exploração de recursos naturais.
Redução de custos operacionais
O consumo de papel representa um grande custo, não só pela sua compra como pela demanda por armazenamento e o posterior descarte.
Nem precisamos ir muito longe para perceber que, ao digitalizar registros e documentos, a necessidade de espaços físicos para guardá-los é significativamente menor. Em vez de salas com gavetas e armários, a empresa passa a usar servidores e data warehouses para armazenar seus arquivos.
Vantagem competitiva
A redução de custos, por sua vez, libera espaço não só nas dependências físicas, como também no próprio orçamento da empresa. Com mais recursos disponíveis, ela pode investir na melhoria dos seus processos e em formas mais eficazes de produzir.
Dessa maneira, a redução do uso de papel é uma forma indireta de obter vantagem competitiva, uma vez que ela representa uma considerável diminuição dos custos. Vale ressaltar que essa vantagem pode ser alcançada também em termos intangíveis. Isso porque, como mencionamos, empresas ambientalmente responsáveis têm uma imagem melhor perante o público.
Valorização de marca
Uma prova de que as pessoas e o mercado valorizam empresas que se preocupam com o meio ambiente é o Índice de Sustentabilidade Empresarial da Ibovespa (ISE B3). Nele, estão listadas apenas as empresas que seguem protocolos rígidos de respeito ao meio ambiente em suas atividades.
Não por acaso, essas empresas têm, na média, um valor de mercado superior àquelas que não fazem parte dele. Nesse sentido, ser paperless pode ser uma forma de entrar para o grupo das organizações sensíveis à causa ambiental, o que hoje é muito mais do que uma postura idealista, mas uma estratégia de negócios.
Governança corporativa
Vale destacar que, com documentos digitais, a implementação de rotinas de governança corporativa é mais ágil. Afinal, é muito mais prático lidar com documentos em formatos eletrônicos do que físicos. Isso acontece porque no formato digital é possível fazer buscas e usar os dados dos documentos de maneira mais eficiente.
Além disso, com arquivos digitais, a apuração de fatos em casos de suspeita de corrupção ou desvios é mais fidedigna e está menos sujeita à adulteração de provas.
O papel vai acabar?
Embora o uso do papel ainda seja necessário, a tendência é de que, com o tempo, ele seja reduzido ao mínimo. Dessa maneira, as empresas que não se ajustarem a um cenário em que a utilização do papel deixa de ser regra para se tornar exceção estarão certamente em desvantagem.
Até mesmo livros, revistas, jornais e outras publicações impressas já contam hoje com versões online, em que os leitores podem ter uma experiência de leitura tão produtiva quanto a das versões físicas.
Quais novas soluções substituem o papel?
A tendência paperless é resultado da sustentabilidade e a tecnologia caminhando lado a lado para a redução de poluentes, a manutenção dos biomas e a obtenção de benefícios nas empresas.
Como vimos, embora o uso do papel ainda seja necessário, na prática, é possível reduzir o seu uso já que ele pode ser substituído por documentos digitais sem prejuízos na confiabilidade e na segurança.
Finalmente, cabe frisar a importância da digitalização de documentos como uma forma de reduzir custos e poupar espaços que seriam destinados para a armazenagem de arquivos físicos. Com essa medida, sua empresa ainda agrega as vantagens já destacadas em termos de governança corporativa.
Dica: a Stefanini pode ajudar a sua empresa na missão de tornar seus documentos digitais. Conte com a nossa experiência e tenha os melhores resultados ao digitalizar os seus processos!
Seja qual for o seu negócio, tenha certeza de que ao adotar práticas do movimento paperless, sua empresa ganha e o meio ambiente também. A natureza agradece!
