Entenda como a automação nas empresas pode ajudar a superar a crise

A transformação digital e a automação nas empresas de diversos setores já é um processo em aceleração nos últimos anos. Porém, diante da pandemia de COVID-19, o que era um planejamento de vantagem competitiva virou também uma série de necessidades digitais para a sobrevivência e manutenção da produtividade.

Você está passando por isso? Neste artigo, vamos sanar as dúvidas mais importantes sobre esse grande passo da automação — o cenário atual, os cuidados ao começar e a vantagem de contar com a parceria certa. Acompanhe e entenda mais sobre o assunto!

Qual é a importância da automação nas empresas nesse momento?

Talvez nenhum evento na era moderna das empresas brasileiras exigiu uma adaptação tão rápida e brusca como vimos a partir do mês de março de 2020 — quando o primeiro caso de COVID-19 foi confirmado no país.

Atualmente, ainda estamos na fase de manter pessoas em casa e limitar a circulação, sobretudo em ambientes fechados (como escritórios) de modo a minimizar impactos do coronavírus. 

Nesse sentido, o primeiro reflexo claro foi a necessidade de negócios que sempre funcionaram fisicamente a se adaptarem ao home office em poucos dias, no máximo semanas.

Sistemas locais tiveram que ir para a nuvem. Reuniões presenciais passaram a ser feitas por softwares de videoconferência. Varejos com história de décadas em lojas físicas precisaram vender online.

Tudo isso forçou uma adoção imediata e o mais eficiente possível da automação na transformação digital — o processo de digitalizar, integrar e gerenciar dados e ferramentas produtivas.

Claro, isso atrapalhou os planos de muitos negócios, mas uma das grandes verdades universais do mundo corporativo é que cada desafio apresenta uma oportunidade.

Como garantir os melhores resultados no processo de automação?

É claro que o momento exige atitudes e ações rápidas, tanto para manter negócios funcionando durante a pandemia quanto para garantir que você esteja no mesmo pé de transformação digital que a concorrência quando esse difícil momento passar.

Mas, por causa dessa pressão, muita gente confunde urgência com pressa. Não adianta buscar soluções e procedimentos de qualquer jeito esperando que funcionem por si só. Automação é resultado de planejamento e inteligência. Veja os cuidados que você deve tomar ao iniciar a migração digital!

Entender o papel estratégico da tecnologia

O primeiro ponto é que a tecnologia sozinha não resolve o problema de ninguém. Processos mal definidos, quando automatizados sem preparo, continuam ineficientes. Você só troca o agente que perpetua o impasse.

A transformação digital exige planejamento, desde a identificação de necessidades, passando pelo levantamento do cenário produtivo atual até a busca pelas soluções que possam corrigir os problemas.

Priorizar a automação em setores mais importantes

Claro que, idealmente, você quer trazer a automação a todas as tarefas e processos dentro da empresa. Mas a melhor coisa a se fazer em momentos como esse — em que a digitalização é uma questão de sobrevivência no presente e uma competitividade no futuro — é focar no que importa.

Nesse momento, por exemplo, o principal é possibilitar a execução de todas as demandas em regime home office. Isto é, permitir que colaboradores trabalhem de casa com o mesmo poder de ação e comunicação que conseguem no escritório.

Escolher as ferramentas certas

Ferramentas de gestão de projetos, comunicação e cloud computing são a prioridade em uma primeira etapa de investimentos e implementação.

Contudo, é necessário muito cuidado na hora de escolher a solução ideal. Um problema causado pela tendência da transformação digital é que ela se tornou uma buzzword — ou seja, uma expressão da moda.

Isso faz surgir muitas empresas oferecendo parcerias que não exatamente entregam o que você precisa, usando o termo de forma leviana. É preciso pesquisar bastante, principalmente as credenciais e a reputação de cada ferramenta no mercado para descobrir as que realmente vão atender sua demanda.

Alinhar a participação de todos os colaboradores

Todo esse processo de transformação digital não pode ser uma imposição de cima para baixo. Essa não é uma boa prática de implementação eficiente de novas ferramentas e ainda pode criar resistência do corpo de colaboradores.

Muitas pessoas julgam que a automação é algo que vai tomar o emprego das pessoas, por exemplo. Daí a importância de mostrar como sistemas automatizados, na verdade, dão mais agilidade e aumentam a produtividade, libertando de tarefas manuais para que todos possam assumir papéis mais estratégicos de planejamento e inovações na empresa.

Essa participação, portanto, deve ter um foco diverso, desde o treinamento de uso das novas ferramentas digitais até a abertura de diálogo a fim de coletar insights que possam ajudar no aprimoramento de cada função de trabalho.

Buscar ajuda especializada

Toda essa parte de levantamento, planejamento, escolha de ferramentas, adaptação de processos e treinamento de colaboradores pode ser feita dentro da empresa, mas, por que não contar com parcerias especializadas que agilizam e dão mais assertividade ao processo?

Entre consultoria, implementação e suporte, é possível encontrar empresas que realmente entendem de transformação digital e automação, que conhecem o caminho mais certo de migração e que ajudem no sucesso do seu negócio.

Como a Stefanini pode auxiliar a minha empresa no processo de automação?

A Stefanini hoje é um grupo de quase 20 ventures atreladas ao nosso serviço de consultoria. Ou seja, é uma empresa preparada em auxiliar outras marcas na transformação digital do começo ao fim de sua jornada.

Estamos preparados para atuar e atender as necessidades e expectativas de nossos clientes, encontrando as soluções perfeitas a fim de atendê-los.

O case da Arcos Dorados

Um de nossos cases demonstra bem como podemos transformar automação em ganhos práticos à operação e às finanças de um negócio — uma parceria tão grande quanto uma das maiores redes de fast-food no Brasil.

A Arcos Dorados, maior franquia McDonald's do mundo, tinha no nosso país um problema proporcional ao seu tamanho. Com 589 unidades em um território continental, era difícil manter a organização sobre as contas de utility (água, luz etc).

O resultado era um processo financeiro caótico, que, por muitas vezes, resultava em cortes e pagamentos de multa não pela falta de dinheiro, mas pela dificuldade de centralizar a gestão. Foi assim que a empresa buscou a Stefanini, responsável hoje pelo BPO de finanças da Arcos Dorados.

Com um levantamento completo sobre as demandas operacionais e administrativas, nosso RDA (Robotic Decision Automation) foi implementado com o intuito de automatizar o processo de controle de contas.

Hoje, a plataforma pode fazer sozinha o download de todas as contas, em todas as unidades, e alimentar uma planilha na nuvem que centraliza e monitora essas informações. Além disso, também reestruturamos a forma de organizar os chamados de gerentes sem precisar refazer todo o workflow já existente, por meio de pedidos por e-mail.

Nesse caso, o BPM (Business Process Management) da Stefanini foi desenvolvido de forma a trabalhar automaticamente dentro de um processo definido, capaz de analisar o conteúdo do e-mail e trazer essa informação para dentro da ferramenta.

Esse é um exemplo perfeito ao demonstrar como nosso processo é de visão 360 graus em automação nas empresas. Definimos com você uma estratégia digital perfeita para superar esse momento tão difícil e usar essa base como uma nova etapa de sucesso ao seu negócio.

Que tal conversar com os nossos especialistas? Visite agora nosso site, conheça nossas soluções e entre em contato!