A transformação digital e a automação nas empresas de diversos setores já é um processo em aceleração nos últimos anos. Porém, diante da pandemia de COVID-19, o que era um planejamento de vantagem competitiva virou também uma série de necessidades digitais para a sobrevivência e manutenção da produtividade.
Você está passando por isso? Neste artigo, vamos sanar as dúvidas mais importantes sobre esse grande passo da automação — o cenário atual, os cuidados ao começar e a vantagem de contar com a parceria certa. Acompanhe e entenda mais sobre o assunto!
Talvez nenhum evento na era moderna das empresas brasileiras exigiu uma adaptação tão rápida e brusca como vimos a partir do mês de março de 2020 — quando o primeiro caso de COVID-19 foi confirmado no país.
Atualmente, ainda estamos na fase de manter pessoas em casa e limitar a circulação, sobretudo em ambientes fechados (como escritórios) de modo a minimizar impactos do coronavírus.
Nesse sentido, o primeiro reflexo claro foi a necessidade de negócios que sempre funcionaram fisicamente a se adaptarem ao home office em poucos dias, no máximo semanas.
Sistemas locais tiveram que ir para a nuvem. Reuniões presenciais passaram a ser feitas por softwares de videoconferência. Varejos com história de décadas em lojas físicas precisaram vender online.
Tudo isso forçou uma adoção imediata e o mais eficiente possível da automação na transformação digital — o processo de digitalizar, integrar e gerenciar dados e ferramentas produtivas.
Claro, isso atrapalhou os planos de muitos negócios, mas uma das grandes verdades universais do mundo corporativo é que cada desafio apresenta uma oportunidade.
É claro que o momento exige atitudes e ações rápidas, tanto para manter negócios funcionando durante a pandemia quanto para garantir que você esteja no mesmo pé de transformação digital que a concorrência quando esse difícil momento passar.
Mas, por causa dessa pressão, muita gente confunde urgência com pressa. Não adianta buscar soluções e procedimentos de qualquer jeito esperando que funcionem por si só. Automação é resultado de planejamento e inteligência. Veja os cuidados que você deve tomar ao iniciar a migração digital!
O primeiro ponto é que a tecnologia sozinha não resolve o problema de ninguém. Processos mal definidos, quando automatizados sem preparo, continuam ineficientes. Você só troca o agente que perpetua o impasse.
A transformação digital exige planejamento, desde a identificação de necessidades, passando pelo levantamento do cenário produtivo atual até a busca pelas soluções que possam corrigir os problemas.
Claro que, idealmente, você quer trazer a automação a todas as tarefas e processos dentro da empresa. Mas a melhor coisa a se fazer em momentos como esse — em que a digitalização é uma questão de sobrevivência no presente e uma competitividade no futuro — é focar no que importa.
Nesse momento, por exemplo, o principal é possibilitar a execução de todas as demandas em regime home office. Isto é, permitir que colaboradores trabalhem de casa com o mesmo poder de ação e comunicação que conseguem no escritório.
Ferramentas de gestão de projetos, comunicação e cloud computing são a prioridade em uma primeira etapa de investimentos e implementação.
Contudo, é necessário muito cuidado na hora de escolher a solução ideal. Um problema causado pela tendência da transformação digital é que ela se tornou uma buzzword — ou seja, uma expressão da moda.
Isso faz surgir muitas empresas oferecendo parcerias que não exatamente entregam o que você precisa, usando o termo de forma leviana. É preciso pesquisar bastante, principalmente as credenciais e a reputação de cada ferramenta no mercado para descobrir as que realmente vão atender sua demanda.
Todo esse processo de transformação digital não pode ser uma imposição de cima para baixo. Essa não é uma boa prática de implementação eficiente de novas ferramentas e ainda pode criar resistência do corpo de colaboradores.
Muitas pessoas julgam que a automação é algo que vai tomar o emprego das pessoas, por exemplo. Daí a importância de mostrar como sistemas automatizados, na verdade, dão mais agilidade e aumentam a produtividade, libertando de tarefas manuais para que todos possam assumir papéis mais estratégicos de planejamento e inovações na empresa.
Essa participação, portanto, deve ter um foco diverso, desde o treinamento de uso das novas ferramentas digitais até a abertura de diálogo a fim de coletar insights que possam ajudar no aprimoramento de cada função de trabalho.
Toda essa parte de levantamento, planejamento, escolha de ferramentas, adaptação de processos e treinamento de colaboradores pode ser feita dentro da empresa, mas, por que não contar com parcerias especializadas que agilizam e dão mais assertividade ao processo?
Entre consultoria, implementação e suporte, é possível encontrar empresas que realmente entendem de transformação digital e automação, que conhecem o caminho mais certo de migração e que ajudem no sucesso do seu negócio.
A Stefanini hoje é um grupo de quase 20 ventures atreladas ao nosso serviço de consultoria. Ou seja, é uma empresa preparada em auxiliar outras marcas na transformação digital do começo ao fim de sua jornada.
Estamos preparados para atuar e atender as necessidades e expectativas de nossos clientes, encontrando as soluções perfeitas a fim de atendê-los.
Um de nossos cases demonstra bem como podemos transformar automação em ganhos práticos à operação e às finanças de um negócio — uma parceria tão grande quanto uma das maiores redes de fast-food no Brasil.
A Arcos Dorados, maior franquia McDonald's do mundo, tinha no nosso país um problema proporcional ao seu tamanho. Com 589 unidades em um território continental, era difícil manter a organização sobre as contas de utility (água, luz etc).
O resultado era um processo financeiro caótico, que, por muitas vezes, resultava em cortes e pagamentos de multa não pela falta de dinheiro, mas pela dificuldade de centralizar a gestão. Foi assim que a empresa buscou a Stefanini, responsável hoje pelo BPO de finanças da Arcos Dorados.
Com um levantamento completo sobre as demandas operacionais e administrativas, nosso RDA (Robotic Decision Automation) foi implementado com o intuito de automatizar o processo de controle de contas.
Hoje, a plataforma pode fazer sozinha o download de todas as contas, em todas as unidades, e alimentar uma planilha na nuvem que centraliza e monitora essas informações. Além disso, também reestruturamos a forma de organizar os chamados de gerentes sem precisar refazer todo o workflow já existente, por meio de pedidos por e-mail.
Nesse caso, o BPM (Business Process Management) da Stefanini foi desenvolvido de forma a trabalhar automaticamente dentro de um processo definido, capaz de analisar o conteúdo do e-mail e trazer essa informação para dentro da ferramenta.
Esse é um exemplo perfeito ao demonstrar como nosso processo é de visão 360 graus em automação nas empresas. Definimos com você uma estratégia digital perfeita para superar esse momento tão difícil e usar essa base como uma nova etapa de sucesso ao seu negócio.
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