O que é BPO? Como podemos utilizar BPO no setor financeiro?

29 de Abril de 2019 por Stefanini

O cenário corporativo atual é caracterizado pela elevação do nível de competição empresarial, a pressão intensa por redução de custos e aumento de qualidade, bem como a necessidade de inovação permanente. Isso tem estimulado as organizações a buscarem novas formas de geração de vantagem competitiva.

As empresas perceberam que a redução do preço final ao consumidor tem relação direta com processos mais ágeis e eficientes, o que nem sempre pode ser alcançado com centralização absoluta de atividades. E é aqui que entra o BPO no setor financeiro.

Mas, antes de tudo, você sabe o que é BPO? O Business Process Outsourcing (Outsourcing dos Processos de Negócios) diz respeito ao uso estratégico de recursos externos para áreas intelectuais da empresa (como finanças, contabilidade e marketing). Trata-se de algo muito diferente da simples terceirização — que é o repasse de serviços administrativos, como segurança e limpeza.

O setor financeiro está, aliás, entre os que mais se beneficiam da execução especializada externa, dado que boa parte dos casos de mortalidade empresarial no Brasil se deve à má gestão financeira e contábil.

Neste post, entenderemos como o custo com BPO pode, na verdade, se tornar o investimento mais rentável de uma empresa. Acompanhe!

Quais são os problemas da falta de especialização em planejamento e gestão financeira estratégica?

Um dos erros capitais do empresário brasileiro é cortar custos onde deveria investir, e investir onde deveria cortar. Ao primeiro sinal de crise, muitas organizações suprimem deliberadamente despesas com tecnologia, por exemplo. Mas, na verdade, é nesse tipo de situação que os recursos tecnológicos (como automatizações) mais colaboram para a redução de custos corporativos. O mesmo se aplica às finanças.

Sejamos francos: quantos gestores brasileiros detêm expertise em gestão estratégica e economia? De acordo com uma pesquisa feita em 2016 pela Endeavor (em parceria com o Sebrae), foi constatado que apenas 28,4% dos estudantes universitários brasileiros cursaram alguma disciplina diretamente relacionada ao empreendedorismo.

O que isso tem a ver com BPO no setor financeiro? Tudo. Não são poucos os empresários que colocam um negócio para funcionar sem um mínimo de planejamento, tampouco estruturação financeira profissional.

Quem corrobora isso é uma pesquisa da Mission Facilitators que, ao analisar 26 startups que foram à falência, concluiu que 67% não tinham nenhum planejamento estratégico, e 86% dos executivos gastavam menos de 1 hora/mês com esse tipo de planejamento. Essa cultura do improviso e da intuição, quando se desloca para o setor financeiro, nunca traz bons resultados.

Um empreendedor, sobretudo no início, precisa estar totalmente focado em seu core business — o que, por si só, já é muito difícil. Em uma organização pequena, quando você desloca um sócio para cuidar de finanças, está abrindo mão de boa parte da força do negócio, enfraquecendo o ponto que mais precisaria estar calibrado.

Além disso, a gestão financeira é a arte da alocação de recursos escassos, o que envolve experiência, muito conhecimento técnico e visão de futuro.

Para ter tudo isso em grau de excelência, ou você contrata um profissional top de linha (que pode onerar bastante seus custos trabalhistas), ou faz você mesmo e renuncia ao seu próprio negócio. As duas alternativas não parecem muito inteligentes.

O que o BPO no setor financeiro pode fazer de diferença em uma empresa?

O BPO é a oportunidade de delegar tarefas importantes (especializadas, mas burocráticas) a parceiros com expertise na área, a fim aprimorar processos e tornar a empresa mais ágil e certeira em suas decisões.

O custo da contratação de uma empresa especializada em gestão financeira não pode ser desconsiderado, mas seus benefícios no médio e longo prazo costumam pagar o investimento.

Isso remete à necessidade de pensar estrategicamente sobre o que vale a pena cortar ou onde é preciso investir a fim de reduzir custos em uma empresa.

BPO no setor financeiro significa transferir algumas atividades aos profissionais mais gabaritados do mercado. Por exemplo:

  • gerenciamento do fluxo de caixa;
  • elaboração de DRE;
  • conciliação bancária;
  • contas a pagar/receber;
  • projeção de faturamento.

 E tudo isso por um custo médio inferior ao que se teria ao tentar fazer contratações e inovações de forma direta na organização.

Quem recorre a um BPO coloca dentro da empresa os maiores especialistas em finanças do mercado. E isso sem a necessidade de gastar tempo e dinheiro em contratações, sem riscos de turnover e sem preocupações com gestão de pessoas.

Isso representa ainda a liberação de pessoal para se dedicar ao centro nervoso do seu negócio (vender seu software, melhorar os serviços de sua transportadora etc.). Essa disponibilização de mão de obra, aliada à maior eficiência do setor financeiro, costuma resultar em redução de custos e aprimoramento da força competitiva no mercado.

Quais são as vantagens do BPO financeiro?

Como você já percebeu, as vantagens do BPO no setor financeiro, na prática, são diversas. Vamos sair um pouco da teoria e ir para o dia a dia corporativo?

Gestão do fluxo de caixa

Imagine uma loja de roupas que atue no varejo físico e eletrônico (confecção e comércio no setor de moda feminina). A loja compra sua matéria-prima de 3 fornecedores, sempre com compromisso de pagamento a prazo (6 parcelas).

A fábrica leva 30 dias para produzir as peças, sendo que o tempo médio de venda, após exposição na vitrine, envolve outros 30 dias. O problema é que, após 2 meses, quem compra as unidades paga parcelado (em uma média de 5 parcelas, por exemplo).

Perceba que existe um desajuste profundo nesse fluxo “custo – receitas”. Mas estamos falando de apenas um tipo de produto. Considere que essa loja trabalhe com mais 10 produtos distintos para além de roupas (cintos, sapatos, bolsas): como organizar esse confuso fluxo de caixa?

Sem BPO, o improviso é que costuma tomar a vez na gestão desse cronograma. BPO financeiro é sinônimo de gestão de fluxo de caixa de excelência (global e por atividades), o que subsidia decisões estratégias mais corretas, evitando erros de cálculo que podem comprometer a saúde da organização.

Conciliação bancária

Segundo pesquisa do SPC Brasil, 79% dos brasileiros fazem compras parceladas. As roupas (32%), eletrônicos (28%) e smartphones (25%) encabeçam a lista de produtos com esse modelo de pagamento.

No e-commerce, as compras parceladas no cartão de crédito são ainda mais populares. Imagine uma loja online que venda 150 unidades por mês, sendo 100 itens parcelados no cartão.

Quem tem tempo de conferir todas as filipetas das máquinas de cartão, a fim de saber se os recebíveis estão caindo em sua conta corretamente? Como verificar se as taxas acordadas pelos intermediadores de pagamento estão de fato sendo cumpridas?

O matemático William Deming dizia sabiamente que “o que não se mede, não se controla”. O BPO no setor financeiro representa o confronto minucioso entre vendas e recebíveis. Tudo é controlado: auditoria de tarifas e floats, provisão de recebimento de parcelas, gerenciamento de chargebacks etc.

Controle e processamento de documentos

Notas fiscais eletrônicas, DREs, duplicatas, promissórias, recibos de pagamento, contratos de prestação de serviços… Existem centenas de documentos financeiros e contábeis no ambiente corporativo. E basta a perda de um único arquivo para que a organização fique à mercê de imensos prejuízos (de multas pela Receita Federal até a inadimplência irreversível).

Os documentos da área financeira são uma fonte de informações valiosas para decisões importantes, além de segurança jurídica para amparar as ações da organização. O problema é que controlar todo esse fluxo de dados é complicado quando não se tem concentração de energia total nesse setor.

O BPO é uma saída para dar a atenção devida a essa gestão de documentos, sem que isso comprometa seu core business.

Descubra neste link como o BPO pode impactar não somente o setor financeiro de sua empresa, mas também a área de Gestão de Pessoas, Jurídico, Procurement, pontos críticos para o sucesso do negócio! Sucesso e até a próxima!

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