A organização dos fluxos de trabalho e dos processos é a base da administração empresarial. Entretanto, há ainda empresas que consideram burocrático padronizar esses caminhos, tendo sua eficiência reduzida por isso.
Nesse sentido, um sistema de workflow pode ajudar a superar essa barreira e otimizar as atividades corporativas. Descubra o que é isso, como implementá-lo e muitas mais neste artigo!
O que é um sistema de workflow?
Trata-se de uma ferramenta tecnológica que permite a implementação de um método administrativo desenvolvido para organizar, padronizar e gerenciar o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Ela possibilita automatizar tanto o andamento dos processos quanto a comunicação entre as áreas para:
● garantir a fluidez das rotinas e operações;
● facilitar o controle das atividades;
● delegar responsabilidades;
● assegurar a qualidade na execução e dos resultados;
● obter dados relevantes para a gestão do negócio.
Como funciona?
Como um expoente das tecnologias de automação nas empresas, o sistema de workflow depende de uma plataforma ou software que controle a execução e o progresso das ações internas para funcionar, ao mesmo tempo que capture e armazene dados relativos aos fluxos corporativos.
Sua operação se dá a partir de uma hierarquia pré-definida de etapas, criando uma rotina de trabalho que envolve o ordenamento, a priorização e a padronização das atividades de negócios dentro de processos.
Essas sequências podem ocorrer em paralelo ou não onde novas tarefas são desencadeadas ao final das anteriores, de forma automática. Assim, a troca de informações acontece de modo constante e automatizado.
Quais os tipos de workflow?
Um sistema de workflow contempla dois tipos de fluxos de trabalho que são ao mesmo tempo distintos e complementares para que as operações empresariais aconteçam. São eles:
● fluxos sequenciais: cada etapa é iniciada a partir do término da anterior;
● fluxos paralelos: múltiplas tarefas ocorrem em simultâneo.
Qual a importância de um sistema de workflow?
Contar com um sistema de workflow em sua empresa ganha importância à medida que as vantagens que oferece são percebidas. Nesse sentido, os benefícios que se destacam são:
● otimização de recursos, melhor direcionamento dos investimentos e redução de custos;
● gestão inteligente, ágil e simplificada assegurando fluidez no andamento das atividades;
● diminuição de erros, falhas, retrabalhos e eliminação de etapas desnecessárias;
● aumento na segurança para realizar qualquer ação com exatidão;
● melhoria do bem-estar, da produtividade e da eficiência do time;
● ampliação da qualidade de produtos ou serviços;
● maior visibilidade do progresso das tarefas e das responsabilidades dos colaboradores;
● monitoramento em tempo real de indicadores de desempenho para a rápida realização de aprimoramentos;
● tomadas de decisão mais acertadas e sólidas baseadas em informações detalhadas;
● elevação da flexibilidade e escalabilidade;
● crescimento da lucratividade;
● aperfeiçoamento da comunicação interna.
Como usar um sistema de workflow?
A utilização de um sistema de workflow em sua forma ideal está totalmente ligada à maneira como ele é dividido. Desse modo, é fundamental entender tais separações que são:
● AD HOC: processo manual e simples que pode ser adaptado conforme as necessidades do negócio;
● administrativo: conjunto de tarefas burocráticas imprescindíveis para o andamento da empresa;
● produtivo: operações repetitivas e complexas que exigem conhecimento avançado para serem bem executadas;
● colaborativo: trabalho realizado pela cooperação de diversos setores voltados a um objetivo comum;
● transacional: ações conjuntas que são distribuídas entre unidades diferentes para assegurar sua confiabilidade e exatidão.
Com base nisso, a metodologia de organização dos fluxos é aplicada e eles são implementados por meio de uma ferramenta tecnológica ou plataforma que assegura tanto seu progresso quanto sua precisão.
Quais as principais etapas para a implementação?
Agora que você compreendeu as bases do funcionamento de um sistema workflow e o que norteia sua utilização, o próximo passo é descobrir como implementá-lo, certo? As principais etapas para isso são:
● diagnosticar a situação atual da empresa de maneira a entender quais são as forças, fraquezas, oportunidades ou ameaças e ter clareza do que precisa ser feito;
● definir os objetivos para a aplicação dessa metodologia e para o uso dessa tecnologia de forma a nortear as decisões durante a implantação;
● identificar os processos que devem ser adaptados e melhorados para que o resultado almejado seja alcançado;
● eliminar os obstáculos, tarefas desnecessárias e direcionar os recursos ao que realmente agrega;
● obter mais segurança nos processos assegurando o acesso a informações corretas por quem depende delas para realizar suas atribuições e limitando o contato do pessoal não envolvido;
● documentar os processos registrando as etapas de modo ordenado para criar o fluxo de trabalho;
● montar um mapa para orientar os procedimentos servindo de guia para a execução de cada ação;
● automatizar o sistema repassando tudo o que foi estabelecido para a ferramenta em que será controlado;
● envolver a equipe dando ciência a todos colaboradores acerca de suas funções, responsabilidades e das definições, bem como motivando o time a adotar uma cultura colaborativa em relação a isso.
Quais os cuidados a serem tomados?
Como visto, a implementação de um sistema de workflow é um processo complexo e analítico. Por isso, alguns desafios tendem a surgir durante o seu desenvolvimento. No entanto, a fim de minimizar o impacto dessas dificuldades, é importante tomar certos cuidados como:
● evitar a repetição de atividades ao montar o fluxo de trabalho, em busca de eliminar desperdícios de recursos com redundâncias ou tarefas desnecessárias;
● escolher a tecnologia certa para gerenciar os processos estruturados, viabilizando o máximo de aproveitamento das informações que gera e facilitar o seu controle;
● prestar atenção na comunicação tanto ao apresentar o projeto quanto no uso diário, para diminuir mal entendidos ou ruídos que acarretem erros de entendimento ou de execução das operações;
● treinar os colaboradores de maneira a capacitá-los sobre o funcionamento das ferramentas e os conceitos que embasam a metodologia para que sejam utilizados da melhor forma possível em favor dos resultados do empreendimento.
Um sistema de workflow norteia o trabalho da equipe gerando diversas vantagens voltadas para a eficiência organizacional e para a obtenção dos melhores resultados corporativos. Por meio dele, as operações cotidianas se tornam um diferencial competitivo agregando valor ao negócio.
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