Sistema de workflow: quais as etapas da sua implementação?

A organização dos fluxos de trabalho e dos processos é a base da administração empresarial. Entretanto, há ainda empresas que consideram burocrático padronizar esses caminhos, tendo sua eficiência reduzida por isso. 

Nesse sentido, um sistema de workflow pode ajudar a superar essa barreira e otimizar as atividades corporativas. Descubra o que é isso, como implementá-lo e muitas mais neste artigo!

O que é um sistema de workflow?

Trata-se de uma ferramenta tecnológica que permite a implementação de um método administrativo desenvolvido para organizar, padronizar e gerenciar o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Ela possibilita automatizar tanto o andamento dos processos quanto a comunicação entre as áreas para:

●        garantir a fluidez das rotinas e operações;

●        facilitar o controle das atividades;

●        delegar responsabilidades;

●        assegurar a qualidade na execução e dos resultados;

●         obter dados relevantes para a gestão do negócio.

Como funciona?

Como um expoente das tecnologias de automação nas empresas, o sistema de workflow depende de uma plataforma ou software que controle a execução e o progresso das ações internas para funcionar, ao mesmo tempo que capture e armazene dados relativos aos fluxos corporativos.

Sua operação se dá a partir de uma hierarquia pré-definida de etapas, criando uma rotina de trabalho que envolve o ordenamento, a priorização e a padronização das atividades de negócios dentro de processos. 

Essas sequências podem ocorrer em paralelo ou não onde novas tarefas são desencadeadas ao final das anteriores, de forma automática. Assim, a troca de informações acontece de modo constante e automatizado.

Quais os tipos de workflow?

Um sistema de workflow contempla dois tipos de fluxos de trabalho que são ao mesmo tempo distintos e complementares para que as operações empresariais aconteçam. São eles:

●        fluxos sequenciais: cada etapa é iniciada a partir do término da anterior;

●        fluxos paralelos: múltiplas tarefas ocorrem em simultâneo.

Qual a importância de um sistema de workflow?

Contar com um sistema de workflow em sua empresa ganha importância à medida que as vantagens que oferece são percebidas. Nesse sentido, os benefícios que se destacam são:

●        otimização de recursos, melhor direcionamento dos investimentos e redução de custos;

●        gestão inteligente, ágil e simplificada assegurando fluidez no andamento das atividades;

●        diminuição de erros, falhas, retrabalhos e eliminação de etapas desnecessárias;

●        aumento na segurança para realizar qualquer ação com exatidão;

●        melhoria do bem-estar, da produtividade e da eficiência do time;

●        ampliação da qualidade de produtos ou serviços;

●        maior visibilidade do progresso das tarefas e das responsabilidades dos colaboradores;

●        monitoramento em tempo real de indicadores de desempenho para a rápida realização de aprimoramentos;

●        tomadas de decisão mais acertadas e sólidas baseadas em informações detalhadas;

●         elevação da flexibilidade e escalabilidade;

●        crescimento da lucratividade;

●        aperfeiçoamento da comunicação interna.

Como usar um sistema de workflow?

A utilização de um sistema de workflow em sua forma ideal está totalmente ligada à maneira como ele é dividido. Desse modo, é fundamental entender tais separações que são:

●        AD HOC: processo manual e simples que pode ser adaptado conforme as necessidades do negócio; 

●        administrativo: conjunto de tarefas burocráticas imprescindíveis para o andamento da empresa;

●        produtivo: operações repetitivas e complexas que exigem conhecimento avançado para serem bem executadas; 

●        colaborativo: trabalho realizado pela cooperação de diversos setores voltados a um objetivo comum;

●        transacional: ações conjuntas que são distribuídas entre unidades diferentes para assegurar sua confiabilidade e exatidão.

Com base nisso, a metodologia de organização dos fluxos é aplicada e eles são implementados por meio de uma ferramenta tecnológica ou plataforma que assegura tanto seu progresso quanto sua precisão.

Quais as principais etapas para a implementação?

Agora que você compreendeu as bases do funcionamento de um sistema workflow e o que norteia sua utilização, o próximo passo é descobrir como implementá-lo, certo? As principais etapas para isso são:

●        diagnosticar a situação atual da empresa de maneira a entender quais são as forças, fraquezas, oportunidades ou ameaças e ter clareza do que precisa ser feito;

●        definir os objetivos para a aplicação dessa metodologia e para o uso dessa tecnologia de forma a nortear as decisões durante a implantação;

●        identificar os processos que devem ser adaptados e melhorados para que o resultado almejado seja alcançado;

●        eliminar os obstáculos, tarefas desnecessárias e direcionar os recursos ao que realmente agrega;

●        obter mais segurança nos processos assegurando o acesso a informações corretas por quem depende delas para realizar suas atribuições e limitando o contato do pessoal não envolvido;

●        documentar os processos registrando as etapas de modo ordenado para criar o fluxo de trabalho;

●        montar um mapa para orientar os procedimentos servindo de guia para a execução de cada ação;

●        automatizar o sistema repassando tudo o que foi estabelecido para a ferramenta em que será controlado;

●         envolver a equipe dando ciência a todos colaboradores acerca de suas funções, responsabilidades e das definições, bem como motivando o time a adotar uma cultura colaborativa em relação a isso.

Quais os cuidados a serem tomados?

Como visto, a implementação de um sistema de workflow é um processo complexo e analítico. Por isso, alguns desafios tendem a surgir durante o seu desenvolvimento. No entanto, a fim de minimizar o impacto dessas dificuldades, é importante tomar certos cuidados como:

●        evitar a repetição de atividades ao montar o fluxo de trabalho, em busca de eliminar desperdícios de recursos com redundâncias ou tarefas desnecessárias;

●        escolher a tecnologia certa para gerenciar os processos estruturados, viabilizando o máximo de aproveitamento das informações que gera e facilitar o seu controle;

●         prestar atenção na comunicação tanto ao apresentar o projeto quanto no uso diário, para diminuir mal entendidos ou ruídos que acarretem erros de entendimento ou de execução das operações;

●        treinar os colaboradores de maneira a capacitá-los sobre o funcionamento das ferramentas e os conceitos que embasam a metodologia para que sejam utilizados da melhor forma possível em favor dos resultados do empreendimento.

Um sistema de workflow norteia o trabalho da equipe gerando diversas vantagens voltadas para a eficiência organizacional e para a obtenção dos melhores resultados corporativos. Por meio dele, as operações cotidianas se tornam um diferencial competitivo agregando valor ao negócio.

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